Секретарь-администратор

Образовательная программа профессионального обучения
( подготовка, переподготовка, повышение квалификации)
Наименование профессии: Секретарь-администратор

1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

1.1. Общие положения

Основная программа профессионального обучения программа профессиональной подготовки по должности «Секретарь-администратор» (далее - программа) разработана и утверждена приказом директора Общества с ограниченной ответственностью «Учебный центр Уралпромкадры» (далее - ООО «УЦ УПК»). Программа реализуется в структурном подразделении - Учебный центр ООО «УЦ УПК» (далее- образовательная организация).

Цель обучения - профессиональное обучение направлено на приобретение лицами различного возраста профессиональной компетенции при проведении профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор».

Задачи обучения - развитие и формирование общих и профессиональных компетенций по должности служащего «Секретарь-администратор».

Нормативный срок обучения - 160 час.

Продолжительность обучения – 1 месяц.

Профессиональное обучение также может осуществляться в соответствии с индивидуальным ускоренным учебным планом. Обучение по индивидуальному учебному плану, в том числе ускоренное обучение, в пределах осваиваемой программы, осуществляется в порядке, установленном локальными нормативными актами образовательной организации.

В зависимости от уровня подготовки обучающихся, образовательная организация совместно с обучаемым разрабатывает порядок освоения программы (выбор методов, количества времени проведения занятий и способа контроля усвоения материала).

Требования к обучающимся – в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» к освоению программы допускаются лица, имеющие среднее общее образование.

Под профессиональным обучением по программам профессиональной подготовки по должностям служащих понимается профессиональное обучение лиц, ранее не имевших должности служащего.

Образовательная деятельность по программе организуется в соответствии с учебным расписанием, которое определяется образовательной организацией.

Форма обучения – очная.

Реализация образовательной программы осуществляется на русском языке.

Итоговый документ - Лицо, успешно сдавшее квалификационный экзамен, получает квалификацию по профессии рабочего, должности служащего с присвоением (при наличии) квалификационного разряда, класса, категории по результатам профессионального обучения, что подтверждается документом о квалификации - свидетельством о профессии рабочего, должности служащего.

1.2. Нормативно-правовые основы разработки программы

Нормативную правовую основу разработки программы составляют:

- Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»;

- Приказ Министерства просвещения РФ от 26.08.2020 № 438 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального обучения»;

- Приказ Министерства просвещения РФ от 14.07.2023 № 534 (ред. от 05.11.2024) «Об утверждении Перечня профессий рабочих, должностей служащих, по которым осуществляется профессиональное обучение» (Зарегистрировано в Минюсте России 14.08.2023 № 74776).

1.3. Характеристика профессиональной деятельности

Область профессиональной деятельности, в которой выпускники, освоившие образовательную программу, могут осуществлять профессиональную деятельность: деятельность в секретариатах, службах документационного обеспечения, кадровых службах и архивах государственных органов и учреждений, в органах местного самоуправления, негосударственных организациях всех форм собственности, общественных организациях (учреждениях).

Объектами профессиональной деятельности выпускников являются:

- документы, созданные любым способом документирования;

- системы документационного обеспечения управления;

- системы электронного документооборота;

- архивные документы;

- первичные трудовые коллективы.

Наименование вида профессиональной деятельности - организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм.

Основная цель вида профессиональной деятельности - реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией.

Обобщенные трудовые функции - организационное обеспечение деятельности организации.

Трудовые функции:

- Прием и распределение телефонных звонков организации, А/01.3

- Организация работы с посетителями организации, А/02.3

- Выполнение координирующих и обеспечивающих функций, А/03.3

1.4. Планируемые результаты обучения

В процессе изучения учебной дисциплины у обучающихся формируются следующие общие и профессиональные компетенции:

Общие компетенции (ОК):

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес;

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, исходя из цели и способов её достижения, определённых руководителем;

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность;

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач;

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности;

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями;

ОК 7. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием.

ПК 1.1 - Способность принимать и распределять телефонные звонки организации.

В результате обучения обучающийся должен овладеть навыками:

- перенаправлять телефонные звонки руководству и сотрудникам организации;

- регистрации поступающих телефонных звонков;

- получать необходимую информацию и передавать санкционированную информацию по телефону.

В результате обучения обучающийся должен уметь:

- использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

- использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

- вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

- устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

- сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

- соблюдать служебный этикет.

В результате обучения обучающийся должен знать:

- функции, задачи, структура организации, ее связи;

- правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

- этика делового общения;

- правила речевого этикета;

- требования охраны труда;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации.

ПК 1.2 - Способность организовывать работу с посетителями организации.

В результате обучения обучающийся должен овладеть навыками:

- встречи посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

- ведения журнала записи посетителей;

- учета посетителей и оформление пропусков;

- содействия оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

- приема и передачи документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

- организации и бронирования переговорных комнат;

- сервировки чайного (кофейного) стола в офисе;

- приготовления напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

В результате обучения обучающийся должен уметь:

- общаться с посетителями;

- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

- вести учетные формы, использовать их для работы;

- создавать положительный имидж организации;

- принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

- применять информационно-коммуникационные технологии;

- обеспечивать конфиденциальность информации.

В результате обучения обучающийся должен знать:

- правила организации приема посетителей;

- правила делового общения;

- структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

- правила организации приемов в офисе;

- правила сервировки чайного (кофейного) стола;

- правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

- этика делового общения;

- правила речевого этикета;

- требования охраны труда;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации.

ПК 1.3 – Способность выполнять координирующие и обеспечивающие функции.

В результате обучения обучающийся должен овладеть навыками:

- ведения журнала разъездов работников организации;

- координации работы курьеров и водителей организации;

- ведения журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;

- составления справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

В результате обучения обучающийся должен уметь:

- составлять и вести учетные документы;

- применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;

- применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;

- оценивать результаты в рамках поставленных задач;

- осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

В результате обучения обучающийся должен знать:

- правила речевого этикета;

- этика делового общения;

- требования охраны труда;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации;

- структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

2. УЧЕБНЫЙ ПЛАН

№ п/п

Наименование цикла, дисциплины

Всего часов

ТЗ*

ПЗ*

Форма аттестации

Общепрофессиональный учебный цикл

ТК*

1.1.

Основы этики и психологии профессиональной деятельности

ТК

1.2.

Правовые основы профессиональной деятельности

ТК

Профессиональный учебный цикл

ПК*

2.1.

Документационное обеспечение управления

ПК

2.2.

Организация секретарского обслуживания

ПК

Практическая подготовка

(производственное обучение)

ТК

Итоговая аттестация Квалификационный экзамен (теоретическая часть)

КЭ*

4.1.

Квалификационный экзамен (теоретическая часть)

КЭ

4.2.

Квалификационный экзамен (практическая квалификационная работа)

КЭ

Итого

160

ТЗ - теоретические занятия, ПЗ - практические занятия, ТК - текущий контроль,

ПК - промежуточный контроль, КЭ- квалификационный экзамен

3. КАЛЕНДАРНЫЙ УЧЕБНЫЙ ГРАФИК

Образовательная деятельность обучающихся предусматривает следующие виды учебных занятий и учебных работ: теоретические и практические занятия, выполнение промежуточной и итоговой аттестации.

Комплектование учебных групп осуществляется в течении всего календарного года.

Начало обучения по мере комплектования учебных групп, или в индивидуальном формате.

Нормативный срок обучения - 160 часов.

Продолжительность обучения - 1 месяц.

Занятия проходят 5 дней в неделю, в день не более 8 часов занятий, продолжительность 1 занятия - 45 минут, перемены между занятиями не менее 10 минут.

№ п/п

Наименование цикла, дисциплины

Всего часов

Период обучения/недели

Общепрофессиональный учебный цикл

1.1.

Основы этики и психологии профессиональной деятельности

1.2.

Правовые основы профессиональной деятельности

Профессиональный учебный цикл

2.1.

Документационное обеспечение управления

2.2.

Организация секретарского обслуживания

Практическая подготовка

(производственное обучение)

Итоговая аттестация

4.1.

Квалификационный экзамен (теоретическая часть)

4.2.

Квалификационный экзамен (практическая квалификационная работа)

Итого

160

4. СОДЕРЖАНИЕ РАБОЧИХ ПРОГРАММ УЧЕБНЫХ ДИСЦИПЛИН

4.1. Рабочая программа учебной дисциплины «Основы этики и психологии профессиональной деятельности» по основной программе профессионального обучения - программе профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор»

1. Общая характеристика учебной дисциплины

1.1. Нормативно-правовые основания разработки программы учебной дисциплины

Рабочая программа учебной дисциплины разработана в соответствии с:

- Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

- Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. № 333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»;

- Приказом Министерства просвещения РФ от 26 августа 2020 г. № 438 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального обучения»;

- Приказом Министерства просвещения РФ от 14 июля 2023 № 534 (ред. от 05.11.2024) «Об утверждении Перечня профессий рабочих, должностей служащих, по которым осуществляется профессиональное обучение» (Зарегистрировано в Минюсте России 14.08.2023 № 74776).

1.2. Место учебной дисциплины в структуре программы

Учебная дисциплина «Основы этики и психологии профессиональной деятельности» относится к общепрофессиональному циклу программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор» и является обязательной для освоения.

Дисциплина направлена на формирование у обучающихся системы знаний, умений и практических навыков в области профессиональной этики, делового этикета и психологии делового общения, необходимых для эффективного выполнения трудовых функций секретаря-администратора.

1.3. Цель и задачи освоения учебной дисциплины

Цель освоения учебной дисциплины — сформировать у обучающихся систему знаний, умений и практических навыков в области профессиональной этики, делового этикета и психологии делового общения, необходимых для эффективного выполнения трудовых функций секретаря-администратора в соответствии с требованиями профессионального стандарта.

Задачи освоения учебной дисциплины:

- изучение основных категорий и принципов профессиональной этики;

- формирование представлений о психологических особенностях делового общения;

- развитие навыков эффективной коммуникации с руководителем, коллегами и посетителями;

- освоение способов разрешения конфликтных ситуаций в профессиональной деятельности;

- формирование устойчивых навыков этического поведения в различных рабочих ситуациях.

1.4. Требования к результатам освоения учебной дисциплины

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен:

Знать:

- основные понятия и категории профессиональной этики;

- принципы делового этикета и правила поведения в организации;

- психологические основы делового общения;

- способы эффективной коммуникации с руководителем, коллегами, посетителями;

- причины возникновения конфликтов и методы их разрешения;

- нормы профессиональной этики секретаря-администратора.

Уметь:

- применять нормы профессиональной этики в повседневной деятельности;

- эффективно общаться с руководителем, коллегами и посетителями;

- выявлять и предотвращать конфликтные ситуации;

- использовать психологические приёмы для установления контакта с собеседником;

- соблюдать правила делового этикета при проведении телефонных переговоров, приёме посетителей, организации совещаний;

- владеть навыками саморегуляции в стрессовых ситуациях.

Владеть навыками:

- профессионального общения в различных рабочих ситуациях;

- ведения деловой переписки и телефонных переговоров в соответствии с этическими нормами;

- организации рабочего пространства и рабочего времени с учётом психологических аспектов деятельности.

1.5. Формируемые компетенции в результате освоения учебной дисциплины

Общие компетенции (ОК):

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес;

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность;

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности;

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями;

Профессиональные компетенции (ПК):

ПК 1.1 – Способность принимать и распределять телефонные звонки организации.

ПК 1.2 – Способность организовывать работу с посетителями организации.

ПК 1.3 – Способность выполнять координирующие и обеспечивающие функции.

1.6. Нормативный срок освоения учебной дисциплины - 16 ак. часов.

1.7. Промежуточная аттестация – не предусмотрена.

2. Учебно-тематический план учебной дисциплины

№ п/п

Наименование темы

Всего часов

ТЗ

ПЗ

Введение в профессиональную этику секретаря-администратора

Психология делового общения

Конфликтология в профессиональной деятельности секретаря-администратора

Профессиональная этика и имидж секретаря-администратора

Итого

3. Содержание учебной дисциплины

Тема 1. Введение в профессиональную этику секретаря-администратора

Теоретические занятия:

Понятие, предмет и задачи профессиональной этики. Связь этики с другими науками. Структура профессиональной этики. Основные категории этики: добро, долг, ответственность, справедливость, честь и достоинство. Профессиональные кодексы этики: понятие, структура, значение. Профессиональная этика секретаря-администратора: специфика и содержание. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (в части этических требований).

Практическое занятие № 1:

Анализ типичных ситуаций из профессиональной деятельности секретаря-администратора с этической точки зрения. Разбор ситуаций из практики работы секретаря.

Практическое занятие № 2:

Изучение и анализ кодексов профессиональной этики различных организаций. Сравнение требований профессиональной этики в разных сферах деятельности.

Тема 2. Психология делового общения

Теоретические занятия:

Понятие и структура делового общения. Коммуникативная, интерактивная и перцептивная стороны общения. Виды и формы делового общения: вербальное и невербальное общение.

Барьеры в общении и способы их преодоления. Психологические типы личности и особенности взаимодействия с ними. Активное слушание как основа эффективной коммуникации. Психология телефонных переговоров.

Практическое занятие № 3:

Отработка навыков активного слушания: упражнения, ролевые игры, анализ видеофрагментов.

Практическое занятие № 4:

Анализ и моделирование ситуаций телефонных переговоров (приём входящих звонков, осуществление исходящих звонков).

Тема 3. Конфликтология в профессиональной деятельности секретаря-администратора

Теоретические занятия:

Понятие конфликта, структура и динамика его развития. Причины возникновения конфликтов в профессиональной деятельности. Классификация конфликтов.

Стратегии поведения в конфликтной ситуации. Технология разрешения конфликтов: алгоритм действий. Профилактика конфликтов в деятельности секретаря-администратора.

Практическое занятие № 5:

Анализ конфликтных ситуаций из профессиональной деятельности секретаря-администратора. Работа в малых группах: разработка алгоритма разрешения конфликта.

Практическое занятие № 6:

Деловая игра «Конфликт в приёмной»: моделирование и разрешение конфликтной ситуации с посетителем.

Тема 4. Профессиональная этика и имидж секретаря-администратора

Теоретические занятия:

Профессиональный имидж секретаря-администратора: составляющие.

Требования к внешнему облику секретаря-администратора.

Деловой этикет: правила приветствия, представления, общения с руководителем и сотрудниками. Этикет приёма посетителей: организация рабочего места, алгоритм взаимодействия. Этикет деловой переписки: требования к оформлению, структуре и содержанию деловых писем. Понятие профессионального стресса и методы саморегуляции.

Практическое занятие № 7:

Моделирование ситуаций приёма посетителей. Отработка навыков делового общения с посетителями (рядовые посетители, VIP-персоны, конфликтные посетители).

Практическое занятие № 8:

Составление и анализ деловых писем в соответствии с требованиями этикета и нормами деловой переписки. Анализ типичных ошибок.

4. Условия реализации учебной дисциплины

4.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Для реализации учебной дисциплины необходимо наличие учебного кабинета, оснащённого:

посадочными местами для обучающихся (из расчёта наполняемости группы);

рабочим местом для педагогического работника;

компьютером или ноутбуком с доступом к сети «Интернет»;

мультимедийным проектором или интерактивной доской для демонстрации презентаций и учебных материалов;

доской для записей;

комплектом учебно-наглядных пособий по темам дисциплины (презентации, схемы, таблицы);

нормативными и справочными материалами (профессиональный стандарт, кодексы профессиональной этики, образцы деловых писем);

канцелярскими принадлежностями для выполнения практических заданий.

4.2. Информационное обеспечение обучения

Основные источники:

1. Ботавина Р. Н. Этика деловых отношений: учебное пособие / Р. Н. Ботавина. — М.: Финансы и статистика, 2020.

2. Кибанов А. Я. Этика и психология профессиональной деятельности: учебник / А. Я. Кибанов, В. Г. Коновалова. — М.: ИНФРА-М, 2021.

3. Психология делового общения: учебное пособие / под ред. В. Н. Панкратова. — М.: Издательство «Экзамен», 2020.

4. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утверждённый приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н.

5. Кузнецова Т. В. Секретарское дело: учебное пособие / Т. В. Кузнецова. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2022.

Дополнительные источники:

1. Андреева Г. М. Социальная психология / Г. М. Андреева. — М.: Аспект-Пресс, 2021.

2. Горелов И. Н. Невербальные компоненты коммуникации / И. Н. Горелов. — М.: Наука, 2020.

3. Емельянов С. М. Конфликтология: учебное пособие / С. М. Емельянов. — СПб.: Питер, 2021.

4. Лавриненко В. Н. Психология и этика делового общения / В. Н. Лавриненко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2022.

5. Правила делового этикета: сборник нормативных и методических материалов. — М.: Издательство «Экономика», 2021.

Интернет-ресурсы:

http://www.consultant.ru — справочно-правовая система «КонсультантПлюс»;

http://www.garant.ru — справочно-правовая система «Гарант»;

http://www.profstandart.ru — информационный портал профессиональных стандартов;

http://www.edu.ru — портал «Российское образование»;

http://psyjournal.ru — журнал «Психология и бизнес».

5. Контроль и оценка результатов освоения учебной дисциплины

5.1. Формы контроля

Промежуточная аттестация по учебной дисциплине не предусмотрена. Текущий контроль осуществляется в форме:

устного опроса на теоретических занятиях;

оценки выполнения практических заданий;

наблюдения за участием обучающихся в практических занятиях, ролевых играх и деловых играх;

проверки выполнения заданий на практических занятиях (составление деловых писем, решение ситуационных задач).

5.2. Критерии оценки

Результат обучения (освоенные умения, усвоенные знания)

Основные показатели оценки результата

Формы и методы контроля

Знание:

- основные понятия и категории профессиональной этики;

- принципы делового этикета и правила поведения в организации;

- психологические основы делового общения;

- способы эффективной коммуникации с руководителем, коллегами, посетителями;

- причины возникновения конфликтов и методы их разрешения;

- нормы профессиональной этики секретаря-администратора.

- правильное воспроизведение определений и понятий;

- осознанное применение теоретических знаний при решении практических задач;

- демонстрация понимания психологических аспектов профессиональной деятельности.

Устный опрос;

наблюдение в ходе практических занятий;

оценка выполнения практических заданий

Умение:

- применять нормы профессиональной этики в повседневной деятельности;

- эффективно общаться с руководителем, коллегами и посетителями;

- выявлять и предотвращать конфликтные ситуации;

- использовать психологические приёмы для установления контакта с собеседником;

- владеть навыками саморегуляции в стрессовых ситуациях.

- демонстрация навыков этически грамотного поведения в моделируемых ситуациях;

- аргументированное обоснование своих действий и решений;

- соблюдение норм делового этикета в ходе практических занятий;

- умение анализировать и разрешать конфликтные ситуации.

Оценка выполнения практических заданий;

наблюдение в ходе ролевых и деловых игр;

анализ участия в дискуссиях

Владение навыками:

- профессионального общения в различных рабочих ситуациях;

- ведения деловой переписки и телефонных переговоров в соответствии с этическими нормами;

- организации рабочего пространства и рабочего времени с учётом психологических аспектов деятельности.

- демонстрация навыков эффективного делового общения;

- практическое применение правил деловой переписки и телефонного этикета;

- способность организовывать рабочее пространство и планировать рабочий день.

Оценка выполнения практических заданий;

наблюдение в ходе практических занятий и деловых игр

4.2. Рабочая программа учебной дисциплины «Правовые основы профессиональной деятельности» по основной программе профессионального обучения - программе профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор»

1. Общая характеристика учебной дисциплины

1.1. Нормативно-правовые основания разработки программы учебной дисциплины

Рабочая программа учебной дисциплины разработана в соответствии с:

- Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

1.2. Место учебной дисциплины в структуре программы

Учебная дисциплина «Правовые основы профессиональной деятельности» относится к общепрофессиональному циклу программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор» и является обязательной для освоения.

Дисциплина направлена на изучение правовой основы для выполнения профессиональных функций секретаря-администратора.

1.3. Цель и задачи освоения учебной дисциплины

Цель освоения учебной дисциплины: формирование у обучающихся системы правовых знаний, необходимых для эффективного осуществления профессиональной деятельности секретаря-администратора, а также практических навыков применения нормативных правовых актов в организационном и документационном обеспечении управления.

Задачи освоения учебной дисциплины:

- изучение основ трудового, гражданского и административного законодательства Российской Федерации;

- формирование представлений о правовом статусе организации и работника;

- освоение правил оформления и ведения документации в соответствии с законодательством;

- развитие навыков правового анализа типовых ситуаций в профессиональной деятельности;

- формирование устойчивых навыков работы с нормативными правовыми актами.

1.4. Требования к результатам освоения учебной дисциплины

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен:

Знать:

- основы трудового законодательства Российской Федерации;

- права и обязанности работника и работодателя;

- правила оформления трудовых отношений (трудовой договор, приказы по личному составу);

- основы гражданского законодательства (договоры, обязательства);

- требования к оформлению организационно-распорядительных документов;

- ответственность за нарушение законодательства в сфере документационного обеспечения;

- правовые основы защиты персональных данных.

Уметь:

- применять нормы трудового законодательства при решении профессиональных задач;

- оформлять трудовые договоры и приказы по личному составу;

- составлять гражданско-правовые договоры в пределах компетенции;

- анализировать локальные нормативные акты организации;

- соблюдать требования законодательства при работе с документами и персональными данными;

- использовать справочно-правовые системы для поиска необходимой информации.

Владеть навыками:

- правового анализа типовых ситуаций в профессиональной деятельности;

- оформления документации в соответствии с требованиями законодательства;

- применения нормативных правовых актов в практической деятельности;

- ведения делопроизводства с соблюдением правовых норм.

1.5. Формируемые компетенции в результате освоения учебной дисциплины

Общие компетенции (ОК):

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес;

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность;

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности;

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями;

Профессиональные компетенции (ПК):

ПК 1.1 – Способность принимать и распределять телефонные звонки организации.

ПК 1.2 – Способность организовывать работу с посетителями организации.

ПК 1.3 – Способность выполнять координирующие и обеспечивающие функции.

1.6. Нормативный срок освоения учебной дисциплины - 16 ак. часов.

1.7. Промежуточная аттестация – не предусмотрена.

2. Учебно-тематический план учебной дисциплины

№ п/п

Наименование темы

Всего часов

ТЗ

ПЗ

Правовые основы организации и управления

Трудовое право и трудовые отношения

Гражданское право и договорная работа

Правовые основы документооборота и защиты информации

Итого

3. Содержание учебной дисциплины

Тема 1. Правовые основы организации и управления

Теоретические занятия:

Понятие права, системы права и законодательства. Конституция РФ — основной закон государства. Отрасли российского права: конституционное, гражданское, трудовое, административное. Нормативные правовые акты: понятие, виды, иерархия.

Правовой статус организации: организационно-правовые формы юридических лиц. Локальные нормативные акты организации: понятие, виды, порядок принятия.

Практическое занятие № 1:

Работа с нормативными правовыми актами: определение вида и места в иерархии. Поиск необходимой информации в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).

Тема 2. Трудовое право и трудовые отношения

Теоретические занятия:

Источники трудового права. Трудовой кодекс РФ: структура, основные положения. Трудовые отношения: понятие, стороны, основания возникновения. Трудовой договор: понятие, содержание, виды, порядок заключения и расторжения.

Права и обязанности работника и работодателя. Рабочее время и время отдыха. Оплата труда и гарантии.

Практическое занятие № 2:

Анализ и составление трудового договора (индивидуальный трудовой договор). Оформление приказа о приёме на работу (форма Т-1).

Практическое занятие № 3:

Разбор ситуационных задач по трудовому праву: приём на работу, перевод, увольнение, предоставление отпуска.

Тема 3. Гражданское право и договорная работа

Теоретические занятия:

Гражданское законодательство РФ: понятие, источники. Гражданско-правовые отношения: понятие, субъекты, объекты. Договор: понятие, виды, существенные условия.

Порядок заключения, изменения и расторжения договоров.

Ответственность за нарушение обязательств.

Практическое занятие № 4:

Анализ типовых гражданско-правовых договоров, используемых в деятельности организации (договор возмездного оказания услуг, подряда, купли-продажи). Составление договора возмездного оказания услуг.

Тема 4. Правовые основы документооборота и защиты информации

Теоретические занятия:

Законодательные требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Правовой статус документов: юридическая сила, реквизиты. Федеральный закон «О персональных данных»: основные положения.

Права субъектов персональных данных и обязанности оператора. Ответственность за нарушение законодательства в сфере документооборота и защиты информации.

Практическое занятие № 5:

Анализ локальных нормативных актов организации в сфере работы с персональными данными (Положение о защите персональных данных, Согласие на обработку персональных данных).

4. Условия реализации учебной дисциплины

4.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Для реализации учебной дисциплины необходимо наличие учебного кабинета, оснащённого:

посадочными местами для обучающихся (из расчёта наполняемости группы);

рабочим местом для педагогического работника;

компьютером или ноутбуком с доступом к сети «Интернет»;

мультимедийным проектором или интерактивной доской для демонстрации презентаций и учебных материалов;

доской для записей;

комплектом учебно-наглядных пособий по темам дисциплины (презентации, схемы, таблицы);

канцелярскими принадлежностями для выполнения практических заданий.

4.2. Информационное обеспечение обучения

Основные источники:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп.).

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, вторая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (с изм. и доп.).

3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

4. Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

5. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утверждённый приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н.

6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник / Т. В. Кузнецова. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2022.

7. Санкина Л. В. Правовое обеспечение профессиональной деятельности: учебное пособие / Л. В. Санкина. — М.: ИНФРА-М, 2021.

Дополнительные источники:

1. Миронов В. И. Трудовое право: учебник / В. И. Миронов. — М.: Проспект, 2022.

2. Гражданское право: учебник / под ред. Ю. К. Толстого. — М.: Проспект, 2021.

3. Басаков М. И. Договорная работа: учебное пособие / М. И. Басаков. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2020.

Интернет-ресурсы:

http://www.consultant.ru — справочно-правовая система «КонсультантПлюс»;

http://www.garant.ru — справочно-правовая система «Гарант»;

http://www.profstandart.ru — информационный портал профессиональных стандартов;

https://trud.gov.ru — официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ;

https://edu.gov.ru — официальный сайт Министерства просвещения РФ.

5. Контроль и оценка результатов освоения учебной дисциплины

5.1. Формы контроля

Промежуточная аттестация по учебной дисциплине не предусмотрена. Текущий контроль осуществляется в форме:

устного опроса на теоретических занятиях;

оценки выполнения практических заданий;

наблюдения за участием обучающихся в практических занятиях, ролевых играх и деловых играх;

5.2. Критерии оценки

Результат обучения (освоенные умения, усвоенные знания)

Основные показатели оценки результата

Формы и методы контроля

Знание:

- основ трудового, гражданского и административного законодательства;

- прав и обязанностей работника и работодателя;

- правил оформления трудовых отношений;

- требований к оформлению организационно-распорядительных документов;

- правовых основ защиты персональных данных.

- правильное воспроизведение правовых понятий и категорий;

- осознанное применение норм права при решении практических задач;

- демонстрация понимания правового статуса организации и работника;

- свободное ориентирование в структуре Трудового кодекса РФ.

Устный опрос;

наблюдение в ходе практических занятий;

оценка выполнения практических заданий;

оценка правильности применения законодательства при решении ситуационных задач

Умение:

- применять нормы трудового законодательства при решении профессиональных задач;

- оформлять трудовые договоры и приказы по личному составу;

- составлять гражданско-правовые договоры в пределах компетенции;

- анализировать локальные нормативные акты организации;

- соблюдать требования законодательства при работе с документами и персональными данными.

- правильное оформление трудовых договоров и приказов;

- обоснованное применение правовых норм при решении ситуационных задач;

- соблюдение требований законодательства при оформлении документации;

- умение анализировать локальные нормативные акты на предмет соответствия законодательству.

Оценка выполнения практических заданий;

наблюдение в ходе практических занятий;

анализ результатов решения ситуационных задач;

оценка качества оформления документов

Владение навыками:

- правового анализа типовых ситуаций в профессиональной деятельности;

- оформления документации в соответствии с требованиями законодательства;

- применения нормативных правовых актов в практической деятельности.

- способность самостоятельно анализировать типовые правовые ситуации в профессиональной деятельности;

- практическое применение норм права при оформлении документов;

- умение обосновывать свои решения ссылками на нормативные правовые акты.

Оценка выполнения практических заданий;

наблюдение в ходе практических занятий;

анализ аргументации принятых решений

4.3. Рабочая программа учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» основной программы профессионального обучения - программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор»

1. Общая характеристика учебной дисциплины

1.1. Нормативно-правовые основания разработки программы учебной дисциплины

Рабочая программа учебной дисциплины разработана в соответствии с:

- Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

- Приказом Министерства просвещения РФ от 14 июля 2023 г. № 534 (ред. от 05.11.2024) «Об утверждении Перечня профессий рабочих, должностей служащих, по которым осуществляется профессиональное обучение» (Зарегистрировано в Минюсте России 14.08.2023 № 74776).

1.2. Место учебной дисциплины в структуре программы

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» относится к профессиональному циклу программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор» и является обязательной для освоения.

Освоение дисциплины базируется на знаниях, полученных при изучении дисциплин «Правовые основы профессиональной деятельности» и «Основы этики и психологии профессиональной деятельности».

1.3. Цель и задачи освоения учебной дисциплины

Цель освоения учебной дисциплины: формирование у обучающихся системы знаний и практических навыков в области организации документационного обеспечения управления, необходимых для эффективного выполнения профессиональных функций секретаря-администратора в соответствии с требованиями профессионального стандарта и действующего законодательства.

Задачи освоения учебной дисциплины:

- изучение теоретических основ делопроизводства и документационного обеспечения управления;

- освоение правил оформления организационно-распорядительных, информационно-справочных и кадровых документов;

- формирование навыков организации документооборота в организации;

- развитие умений работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- изучение правил архивного хранения документов и сроков их хранения;

- формирование навыков использования современных информационных технологий в делопроизводстве.

1.4. Требования к результатам освоения учебной дисциплины

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен:

Знать:

- нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления;

- требования к оформлению организационно-распорядительных документов;

- виды и классификацию документов;

- правила составления и оформления основных видов управленческих документов;

- порядок организации документооборота в организации;

- правила ведения делопроизводства по обращениям граждан;

- номенклатуру дел и сроки хранения документов;

- основы архивного дела и организации хранения документов.

Уметь:

- разрабатывать и оформлять организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, положения, инструкции);

- составлять информационно-справочные документы (письма, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы);

- оформлять документы по личному составу;

- организовывать документооборот: регистрацию, контроль исполнения, отправку и хранение документов;

- составлять номенклатуру дел;

- формировать дела и подготавливать их к архивному хранению.

Владеть навыками:

- работы с управленческой документацией;

- организации документооборота в структурном подразделении;

- использования современных технических средств и программных продуктов в делопроизводстве;

- формирования и ведения дел в соответствии с номенклатурой дел.

1.5. Формируемые компетенции в результате освоения учебной дисциплины

Общие компетенции (ОК):

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес;

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность;

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности;

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями;

Профессиональные компетенции (ПК):

ПК 1.1 – Способность принимать и распределять телефонные звонки организации.

ПК 1.2 – Способность организовывать работу с посетителями организации.

ПК 1.3 – Способность выполнять координирующие и обеспечивающие функции.

1.6. Нормативный срок освоения учебной дисциплины - 44 ак. часа.

1.7. Промежуточная аттестация - зачет.

2. Учебно-тематический план учебной дисциплины

№ п/п

Наименование темы

Всего часов

ТЗ

ПЗ

Введение в документационное обеспечение управления

Документирование управленческой деятельности

Организационные документы

Распорядительные документы

Информационно-справочные документы

Организация документооборота

Организация работы с входящими и исходящими документами

Автоматизация делопроизводства

Архивное хранение документов

Подготовка дел к архивному хранению

Промежуточная аттестация

Итого

3. Содержание учебной дисциплины

Тема 1. Введение в документационное обеспечение управления

Теоретические занятия:

Понятие, цель и задачи документационного обеспечения управления (ДОУ). История развития делопроизводства в России. Нормативно-правовая база ДОУ: федеральные законы, подзаконные акты, ГОСТы.

Роль секретаря-администратора в организации ДОУ.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (обзор трудовых функций).

Практическое занятие № 1:

Изучение состава и содержания нормативно-правовой базы ДОУ. Работа с федеральными законами и «ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст)

Тема 2. Документирование управленческой деятельности

Теоретические занятия:

Понятие документа, его функции и свойства. Классификация документов: по способу фиксации, по содержанию, по месту составления, по срокам хранения. Система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Требования к оформлению документов: бланки, состав реквизитов. «ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст).

Практическое занятие № 2:

Изучение состава реквизитов организационно-распорядительных документов. Оформление бланка организации для документов.

Тема 3. Организационные документы

Теоретические занятия:

Организационные документы: Устав организации, положение о структурном подразделении, должностная инструкция, штатное расписание. Требования к содержанию и оформлению организационных документов. Порядок разработки, согласования и утверждения организационных документов.

Практическое занятие № 3:

Анализ должностной инструкции секретаря-администратора. Разработка и оформление должностной инструкции (фрагмент) по образцу.

Тема 4. Распорядительные документы

Теоретические занятия:

Распорядительные документы: приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, распоряжение, постановление, решение.

Виды приказов и требования к их оформлению. Особенности оформления приказов по основной деятельности и по личному составу.

Практическое занятие № 4:

Оформление приказа по основной деятельности (по заданной ситуации).

Практическое занятие № 5:

Оформление приказа по личному составу (о приёме на работу, увольнении, предоставлении отпуска).

Тема 5. Информационно-справочные документы

Теоретические занятия:

Информационно-справочные документы: служебное письмо, справка, докладная записка, объяснительная записка, акт, протокол, телефонограмма.

Требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов. Особенности деловой переписки: правила оформления служебных писем.

Практическое занятие № 6:

Составление и оформление служебного письма (по заданной ситуации).

Практическое занятие № 7:

Составление докладной записки и объяснительной записки.

Практическое занятие № 8:

Оформление протокола собрания (совещания).

Тема 6 Организация документооборота

Теоретические занятия:

Понятие и принципы организации документооборота. Документопотоки: входящие, исходящие, внутренние документы. Маршрутизация документов и технология их движения.

Регистрация документов: цели, виды регистрации. Контроль исполнения документов: сроки, виды контроля.

Практическое занятие № 9:

Составление схемы документооборота на примере входящего документа.

Тема 7. Организация работы с входящими и исходящими документами

Теоретические занятия:

Порядок приёма, первичной обработки и распределения входящих документов.

Регистрация входящих документов: журнальная, карточная, автоматизированная. Порядок подготовки и отправки исходящих документов.

Информационно-поисковые системы по документам.

Практическое занятие № 10:

Организация работы с входящим документом: приём, регистрация, рассмотрение руководителем, передача исполнителю.

Тема 8. Автоматизация делопроизводства

Теоретические занятия:

Современные автоматизированные системы управления документами (СЭД). Автоматизированная регистрация и контроль исполнения документов. Использование информационно-коммуникационных технологий в работе секретаря-администратора.

Практическое занятие № 11:

Знакомство с интерфейсом и возможностями СЭД (на примере демо-версий или обзора).

Тема 9. Архивное хранение документов

Теоретические занятия:

Понятие номенклатуры дел и её значение. Виды номенклатуры дел: сводная, структурного подразделения. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

Правила формирования и оформления дел. Экспертиза ценности документов.

Практическое занятие № 12:

Составление номенклатуры дел структурного подразделения (по заданной ситуации).

Тема 10. Подготовка дел к архивному хранению

Теоретические занятия:

Порядок передачи дел в архив организации. Требования к оформлению обложек дел. Составление описей дел постоянного и временного хранения.

Сроки хранения документов (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов). Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Практическое занятие № 13:

Оформление дела в соответствии с требованиями (формирование дела, нумерация листов, составление внутренней описи).

4. Условия реализации учебной дисциплины

4.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Для реализации учебной дисциплины необходимо наличие учебного кабинета, оснащённого:

посадочными местами для обучающихся (из расчёта наполняемости группы);

рабочим местом для педагогического работника;

компьютером или ноутбуком с доступом к сети «Интернет»;

мультимедийным проектором или интерактивной доской для демонстрации презентаций и учебных материалов;

доской для записей;

комплектом учебно-наглядных пособий по темам дисциплины (презентации, схемы, таблицы);

канцелярскими принадлежностями для выполнения практических заданий.

4.2. Информационное обеспечение обучения

Основные источники:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст).

2. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник / Т. В. Кузнецова. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2022.

3. Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Л. В. Санкина. — М.: ИНФРА-М, 2021.

5. Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

6. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 № 57449).

Дополнительные источники:

1. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение / В. И. Андреева. — М.: КноРус, 2021.

2. Басаков М. И. Современное делопроизводство: учебное пособие / М. И. Басаков. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2020.

3. Кирсанова М. В. Секретарское дело: учебное пособие / М. В. Кирсанова. — М.: ИНФРА-М, 2022.

Интернет-ресурсы:

http://www.consultant.ru — справочно-правовая система «КонсультантПлюс»;

http://www.garant.ru — справочно-правовая система «Гарант»;

http://www.profstandart.ru — информационный портал профессиональных стандартов;

https://www.roskazna.gov.ru — официальный сайт Федерального казначейства.

5. Контроль и оценка результатов освоения учебной дисциплины

5.1. Формы контроля

Текущий контроль осуществляется в форме:

устного опроса на теоретических занятиях;

оценки выполнения практических заданий;

наблюдения за участием обучающихся в практических занятиях, ролевых играх и деловых играх;

Промежуточная аттестация по учебной дисциплине проводится в форме зачёта в виде тестирования. Тестирование охватывает основные разделы дисциплины и позволяет оценить уровень теоретических знаний обучающихся.

5.2. Вопросы для промежуточной аттестации (тестирования (15 вопросов с вариантами ответов)).

Вопрос 1. Что из перечисленного является основным нормативным документом, регламентирующим требования к оформлению организационно-распорядительных документов?

а) Федеральный закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

б) ГОСТ Р 7.0.97-2016

в) Трудовой кодекс РФ

г) Гражданский кодекс РФ

Правильный ответ: б)

Вопрос 2. Какой реквизит документа содержит его уникальный номер?

а) Заголовок

б) Дата

в) Регистрационный номер

г) Адресат

Правильный ответ: в)

Вопрос 3. Что такое номенклатура дел?

а) Перечень документов, уничтожаемых по истечении срока хранения

б) Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения

в) Перечень документов, подлежащих передаче в архив

г) Журнал регистрации входящих документов

Правильный ответ: б)

Вопрос 4. Какой документ относится к организационным документам?

а) Приказ

б) Протокол

в) Должностная инструкция

г) Служебное письмо

Правильный ответ: в)

Вопрос 5. Какие документы относятся к распорядительным?

а) Устав, положение, штатное расписание

б) Приказы, распоряжения, постановления

в) Письма, справки, докладные записки

г) Акты, протоколы, телефонограммы

Правильный ответ: б)

Вопрос 6. Какой документ оформляется при приёме сотрудника на работу?

а) Трудовой договор и приказ о приёме на работу

б) Должностная инструкция

в) Справка с места работы

г) Характеристика

Правильный ответ: а)

Вопрос 7. Что означает регистрация документа?

а) Присвоение документу индекса и запись в регистрационной форме

б) Утверждение документа руководителем

в) Подписание документа

г) Отправка документа адресату

Правильный ответ: а)

Вопрос 8. Какой минимальный срок хранения управленческих документов (включая приказы по основной деятельности) установлен для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов?

а) 1 год

б) 3 года

в) 5 лет

г) 10 лет

Правильный ответ: в)

Вопрос 9. Какой из указанных документов является информационно-справочным?

а) Штатное расписание

б) Приказ

в) Служебное письмо

г) Устав

Правильный ответ: в)

Вопрос 10. Что должно быть указано в заголовке к тексту документа?

а) Вид документа

б) Краткое содержание документа

в) Дата документа

г) Подпись руководителя

Правильный ответ: б)

Вопрос 11. Какой документ оформляется при проведении совещания?

а) Приказ

б) Протокол

в) Распоряжение

г) Докладная записка

Правильный ответ: б)

Вопрос 12. Что относится к основным элементам реквизитов бланка организации?

а) Герб или товарный знак, полное наименование организации, почтовый адрес, телефон, факс

б) Заголовок и регистрационный номер

в) Текст и подпись

г) Гриф утверждения

Правильный ответ: а)

Вопрос 13. Каким цветом чернил должна быть выполнена подпись на официальном документе?

а) Зелёным

б) Красным

в) Синим или чёрным

г) Фиолетовым

Правильный ответ: в)

Вопрос 14. Что такое электронная подпись?

а) Скан-копия собственноручной подписи

б) Информация в электронной форме, присоединённая к подписываемому документу и позволяющая идентифицировать подписавшее лицо

в) Пароль для доступа к документу

г) Графическое изображение подписи в формате JPEG

Правильный ответ: б)

Вопрос 15. В каком разделе должностной инструкции указываются требования к квалификации секретаря-администратора?

а) Общие положения

б) Должностные обязанности

в) Права

г) Ответственность

Правильный ответ: а)

5.3. Критерии оценивания тестирования

Количество правильных ответов

Оценка

Статус зачёта

15–14

«отлично»

зачтено

13–11

«хорошо»

зачтено

10–8

«удовлетворительно»

зачтено

7 и менее

«неудовлетворительно»

не зачтено

Примечание: для получения положительной оценки (зачтено) необходимо правильно ответить не менее чем на 8 вопросов из 15, что соответствует удовлетворительному уровню знаний (50% и более правильных ответов).

5.4. Примерный перечень вопросов для подготовки к зачёту

1. Понятие и задачи документационного обеспечения управления.

2. Нормативно-правовая база делопроизводства в РФ.

3. Понятие документа. Классификация документов.

4. Организационные документы: виды и требования к оформлению.

5. Распорядительные документы: виды и требования к оформлению.

6. Информационно-справочные документы: виды и требования к оформлению.

7. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

8. Организация документооборота в организации.

9. Порядок обработки входящих и исходящих документов.

10. Регистрация документов и контроль исполнения.

11. Номенклатура дел: понятие, составление и ведение.

12. Подготовка дел к архивному хранению.

13. Сроки хранения документов.

14. Автоматизация делопроизводства и СЭД.

15. Особенности оформления документов по личному составу.

4.4. Рабочая программа учебной дисциплины «Организация секретарского обслуживания» основной программы профессионального обучения - программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор»

1. Общая характеристика учебной дисциплины

1.1. Нормативно-правовые основания разработки программы учебной дисциплины

Рабочая программа учебной дисциплины разработана в соответствии с:

- Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

1.2. Место учебной дисциплины в структуре программы

Учебная дисциплина «Организация секретарского обслуживания» относится к профессиональному циклу программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор» и является обязательной для освоения.

Освоение дисциплины базируется на знаниях, полученных при изучении дисциплин «Документационное обеспечение управления», «Основы этики и психологии профессиональной деятельности» и «Правовые основы профессиональной деятельности».

1.3. Цель и задачи освоения учебной дисциплины

Цель освоения учебной дисциплины: формирование у обучающихся системы знаний, умений и практических навыков в области организации секретарского обслуживания, необходимых для эффективного выполнения профессиональных функций секретаря-администратора в соответствии с требованиями профессионального стандарта.

Задачи освоения учебной дисциплины:

- изучение теоретических основ организации секретарского обслуживания в современной организации;

- освоение правил организации работы приёмной руководителя и работы с посетителями;

- формирование навыков планирования рабочего дня руководителя и секретаря;

- развитие умений организации телефонных переговоров и деловой коммуникации;

- изучение порядка подготовки и проведения совещаний и конферентных мероприятий;

- освоение правил организации деловых поездок руководителя

1.4. Требования к результатам освоения учебной дисциплины

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен:

Знать:

- нормативно-правовую базу организации секретарского обслуживания;

- категории секретарей и их должностные обязанности;

- правила организации рабочего места секретаря и требования эргономики;

- порядок планирования рабочего дня руководителя и секретаря;

- правила ведения телефонных переговоров и деловой коммуникации;

- порядок подготовки и проведения совещаний и конферентных мероприятий;

- правила организации деловых поездок и командировок;

- основы формирования делового имиджа секретаря.

Уметь:

- организовывать работу приёмной руководителя и регулировать поток посетителей;

- планировать рабочий день руководителя и секретаря, вести календарь встреч;

- вести телефонные переговоры и оформлять телефонограммы;

- готовить и проводить совещания, оформлять протоколы;

- организовывать деловые поездки руководителя;

- организовывать рабочее пространство в соответствии с эргономическими требованиями.

Владеть навыками:

- организации работы приёмной руководителя;

- планирования рабочего времени руководителя и секретаря;

- ведения деловой переписки и телефонных переговоров;

- подготовки и проведения совещаний;

- организации деловых поездок руководителя.

1.5. Формируемые компетенции в результате освоения учебной дисциплины

Общие компетенции (ОК):

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес;

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность;

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности;

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями;

Профессиональные компетенции (ПК):

ПК 1.1 – Способность принимать и распределять телефонные звонки организации.

ПК 1.2 – Способность организовывать работу с посетителями организации.

ПК 1.3 – Способность выполнять координирующие и обеспечивающие функции.

1.6. Нормативный срок освоения учебной дисциплины - 44 ак. часа.

1.7. Промежуточная аттестация - зачет.

2. Учебно-тематический план учебной дисциплины

№ п/п

Наименование темы

Всего часов

ТЗ

ПЗ

Введение в организацию секретарского обслуживания

Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Планирование рабочего времени руководителя и секретаря

Организация работы приёмной руководителя

Коммуникативное обеспечение секретарской деятельности

Организация совещаний и конферентных мероприятий

Организация деловых поездок руководителя

Профессиональный имидж секретаря

Этика делового общения и работа с конфиденциальной информацией

Особенности работы с документами в деятельности секретаря

Промежуточная аттестация

Итого

3. Содержание учебной дисциплины

Тема 1. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Теоретические занятия:

Понятие и значение секретарского обслуживания в управленческой деятельности. История становления и развития секретарской службы в России.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: обзор трудовых функций. Категории секретарей: секретарь-администратор, секретарь-референт, личный секретарь, технический секретарь. Роль секретаря-администратора в современном управленческом аппарате.

Практическое занятие № 1:

Анализ должностных обязанностей секретаря-администратора в соответствии с профессиональным стандартом.

Тема 2. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Теоретические занятия:

Организация рабочего пространства приёмной руководителя: зонирование, требования к планировке. Эргономические требования к рабочему месту секретаря. Оснащение рабочего места: мебель, технические средства, канцелярские принадлежности. Санитарно-гигиенические требования к условиям труда: освещённость, шум, температурный режим.

Практическое занятие № 2:

Разработка схемы организации рабочего места секретаря с учётом эргономических требований.

Тема 3. Планирование рабочего времени руководителя и секретаря

Теоретические занятия:

Основы управления временем (тайм-менеджмент) в деятельности секретаря. Планирование рабочего дня руководителя: приоритеты, согласование встреч, корректировка планов. Планировщик (органайзер) руководителя: виды, порядок ведения. Соотношение графика работы руководителя и секретаря.

Практическое занятие № 3:

Составление плана рабочего дня руководителя по заданной ситуации.

Тема 4. Организация работы приёмной руководителя

Теоретические занятия:

Приёмная руководителя как структурное подразделение. Правила организации работы с посетителями: встреча, регистрация, информирование.

Порядок работы с обращениями граждан. Ведение учётных регистрационных форм по приёму посетителей. Организация и бронирование переговорных комнат.

Практическое занятие № 4:

Моделирование ситуаций приёма посетителей: рядовые посетители, VIP-персоны, конфликтные посетители.

Тема 5. Коммуникативное обеспечение секретарской деятельности

Теоретические занятия:

Правила ведения телефонных переговоров: приём входящих звонков, осуществление исходящих звонков.

Оформление телефонограмм: структура и требования. Этикет телефонного общения. Работа с возражениями и сложными собеседниками по телефону.

Практическое занятие № 5:

Отработка навыков телефонных переговоров: ролевые игры, анализ ситуаций.

Тема 6. Организация совещаний и конферентных мероприятий

Теоретические занятия:

Классификация совещаний: по цели, по форме, по периодичности. Подготовка совещания: составление повестки дня, подготовка документов, оповещение участников.

Протоколирование совещаний: виды протоколов, требования к оформлению. Оформление выписки из протокола. Организация конференций и других массовых мероприятий.

Практическое занятие № 6:

Составление и оформление протокола совещания по заданной ситуации.

Тема 7. Организация деловых поездок руководителя

Теоретические занятия:

Нормативно-правовая база организации командировок. Порядок оформления командировочных документов: приказ о направлении в командировку (форма Т-9), командировочное удостоверение.

Тревел-поддержка деловых поездок: бронирование билетов, гостиниц, подготовка программы поездки. Оформление отчётных документов о командировке.

Практическое занятие № 7:

Заполнение приказа о направлении сотрудника в командировку (форма Т-9)

Тема 8. Профессиональный имидж секретаря

Теоретические занятия:

Понятие и составляющие профессионального имиджа. Требования к внешнему облику секретаря-администратора. Визитная карточка как важная составляющая имиджа: виды, требования к оформлению.

Правила делового этикета и протокола.

Практическое занятие № 8:

Оформление визитной карточки в соответствии с требованиями делового этикета.

Тема 9. Этика делового общения и работа с конфиденциальной информацией

Теоретические занятия:

Принципы профессиональной этики секретаря. Правила делового общения с руководителем, коллегами и посетителями. Понятие конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

Порядок работы с конфиденциальными документами и информацией. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации.

Практическое занятие № 9:

Разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну организации.

Тема 10. Особенности работы с документами в деятельности секретаря

Теоретические занятия:

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления. Порядок подготовки документов к докладу руководителю.

Систематизация корреспонденции на рабочем месте секретаря. Контроль качества выпускаемых документов

Практическое занятие № 10:

Работа с нормативно-методическими документами в организации секретарского обслуживания

4. Условия реализации учебной дисциплины

4.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Для реализации учебной дисциплины необходимо наличие учебного кабинета, оснащённого:

посадочными местами для обучающихся (из расчёта наполняемости группы);

рабочим местом для педагогического работника;

компьютером или ноутбуком с доступом к сети «Интернет»;

мультимедийным проектором или интерактивной доской для демонстрации презентаций и учебных материалов;

доской для записей;

комплектом учебно-наглядных пособий по темам дисциплины (презентации, схемы, таблицы);

канцелярскими принадлежностями для выполнения практических заданий.

4.2. Информационное обеспечение обучения

Основные источники:

1. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утверждённый приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н.

2. ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст).

3. Кузнецова Т. В. Секретарское дело: учебное пособие / Т. В. Кузнецова. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2022.

4. Кирсанова М. В. Секретарское дело: учебное пособие / М. В. Кирсанова. — М.: ИНФРА-М, 2022.

5. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение / В. И. Андреева. — М.: КноРус, 2021.

Дополнительные источники:

1. Басаков М. И. Современное делопроизводство: учебное пособие / М. И. Басаков. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2020.

2. Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Л. В. Санкина. — М.: ИНФРА-М, 2021.

3. Лавриненко В. Н. Психология и этика делового общения / В. Н. Лавриненко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2022.

Интернет-ресурсы:

http://www.consultant.ru — справочно-правовая система «КонсультантПлюс»;

http://www.garant.ru — справочно-правовая система «Гарант»;

http://www.profstandart.ru — информационный портал профессиональных стандартов;

https://trud.gov.ru — официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ.

5. Контроль и оценка результатов освоения учебной дисциплины

5.1. Формы контроля

Текущий контроль осуществляется в форме:

устного опроса на теоретических занятиях;

оценки выполнения практических заданий;

наблюдения за участием обучающихся в практических занятиях, ролевых играх и деловых играх;

5.2. Вопросы для промежуточной аттестации (тестирования (15 вопросов с вариантами ответов)).

Вопрос 1. Какая категория секретаря выполняет функции административной поддержки руководителя и организации в целом?

а) Технический секретарь

б) Секретарь-администратор

в) Секретарь-референт

г) Учёный секретарь

Правильный ответ: б)

Вопрос 2. Что из перечисленного входит в обязанности секретаря-администратора?

а) Ведение бухгалтерского учёта организации

б) Организация рабочего времени руководителя и приём посетителей

в) Разработка стратегии развития организации

г) Проведение аудиторских проверок

Правильный ответ: б)

Вопрос 3. Какой документ регламентирует профессиональную деятельность секретаря-администратора?

а) Трудовой кодекс РФ

б) Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

в) Гражданский кодекс РФ

г) Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации»

Правильный ответ: б)

Вопрос 4. Как правильно организовать рабочее место секретаря с точки зрения эргономики?

а) Рабочее место должно быть расположено у входа в кабинет

б) Монитор компьютера должен располагаться на уровне глаз, стул должен иметь регулировку высоты

в) Рабочий стол должен быть максимально заставлен канцелярскими принадлежностями

г) Оргтехника должна быть расположена позади рабочего места

Правильный ответ: б)

Вопрос 5. Какой документ составляется для планирования рабочего дня руководителя?

а) Приказ

б) Планировщик (органайзер) руководителя

в) Должностная инструкция

г) Устав организации

Правильный ответ: б)

Вопрос 6. Что из перечисленного относится к функциям секретаря при работе с посетителями?

а) Проведение собеседования с кандидатами на работу

б) Встреча, регистрация и информирование посетителей

в) Подписание договоров с клиентами

г) Проведение переговоров от имени организации

Правильный ответ: б)

Вопрос 7. Какой документ оформляется при проведении совещания?

а) Приказ

б) Протокол

в) Докладная записка

г) Распоряжение

Правильный ответ: б)

Вопрос 8. Каковы основные правила ведения телефонных переговоров секретаря?

а) Говорить громко и быстро, использовать сленг

б) Представиться, говорить чётко и вежливо, записывать информацию

в) Отвечать на звонки только в первой половине дня

г) Не записывать информацию, полагаясь на память

Правильный ответ: б)

Вопрос 9. Какой документ используется для оформления деловой поездки руководителя?

а) Командировочное удостоверение

б) Договор возмездного оказания услуг

в) Доверенность

г) Справка с места работы

Правильный ответ: а)

Вопрос 10. Какие элементы входят в понятие «профессиональный имидж секретаря»?

а) Только внешний вид

б) Внешний вид, деловой этикет, коммуникативные навыки

в) Только образование и стаж работы

г) Только знание иностранных языков

Правильный ответ: б)

Вопрос 11. Что из перечисленного относится к обязанностям секретаря при подготовке совещания?

а) Разработка стратегии организации

б) Составление повестки дня, оповещение участников, подготовка документов

в) Проведение финансового анализа

г) Ведение бухгалтерского учёта

Правильный ответ: б)

Вопрос 12. Как секретарь должен поступить при поступлении конфиденциальной информации?

а) Передать её третьим лицам по своему усмотрению

б) Обеспечить её сохранность и не разглашать без разрешения руководителя

в) Опубликовать в открытых источниках

г) Передать её своим коллегам

Правильный ответ: б)

Вопрос 13. Что такое визитная карточка с точки зрения делового этикета?

а) Документ, удостоверяющий личность

б) Элемент делового имиджа, содержащий информацию о владельце

в) Рекламный буклет

г) Пропуск в организацию

Правильный ответ: б)

Вопрос 14. Какие основные задачи решает секретарь при организации командировки руководителя?

а) Поиск клиентов

б) Бронирование билетов и гостиницы, подготовка программы поездки, оформление документов

в) Проведение переговоров вместо руководителя

г) Заключение договоров

Правильный ответ: б)

Вопрос 15. Каковы основные требования к оформлению протокола совещания?

а) Протокол должен содержать только список участников

б) Протокол должен содержать: наименование, дату, повестку дня, краткое изложение выступлений и принятые решения

в) Протокол должен быть оформлен в произвольной форме

г) Протокол не требует подписи

Правильный ответ: б)

5.3. Критерии оценивания тестирования

Количество правильных ответов

Оценка

Статус зачёта

15–14

«отлично»

зачтено

13–11

«хорошо»

зачтено

10–8

«удовлетворительно»

зачтено

7 и менее

«неудовлетворительно»

не зачтено

5.4. Примерный перечень вопросов для подготовки к зачёту

1. Роль секретаря в современном управленческом аппарате.

2. Категории секретарей и их должностные обязанности.

3. Профессиональный стандарт секретаря-администратора.

4. Организация рабочего места секретаря: требования эргономики.

5. Планирование рабочего дня руководителя и секретаря.

6. Организация работы приёмной руководителя.

7. Правила ведения телефонных переговоров.

8. Организация и проведение совещаний.

9. Протоколирование совещаний: виды и требования.

10. Организация деловых поездок руководителя.

11. Профессиональный имидж секретаря.

12. Визитная карточка как элемент делового имиджа.

13. Правила работы с конфиденциальной информацией.

14. Этикет делового общения секретаря.

15. Особенности работы с документами в деятельности секретаря.

4.5 Рабочая программа учебной дисциплины «Практическая подготовка (производственное обучение» основной программы профессионального обучения - программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор»

1. Общая характеристика учебной дисциплины

1.1. Нормативно-правовые основания разработки программы учебной дисциплины

Рабочая программа учебной дисциплины разработана в соответствии с:

- Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;

1.2. Место учебной дисциплины в структуре программы

Учебная дисциплина «Практическая подготовка (производственное обучение)» относится к профессиональному учебному циклу программы профессиональной подготовки по должности служащего «Секретарь-администратор» и является завершающим этапом обучения, обеспечивающим практическое применение полученных теоретических знаний и формирование готовности к самостоятельной профессиональной деятельности.

Практическая подготовка проводится на территории производственных площадок, в соответствии с Договором о практической подготовке обучающихся, заключаемым между организацией, осуществляющей образовательную деятельность, и организацией, осуществляющей деятельность по профилю соответствующей образовательной программы.

1.3. Цель и задачи освоения учебной дисциплины

Цель освоения учебной дисциплины: закрепление и углубление теоретических знаний, полученных при изучении общепрофессиональных и специальных дисциплин, формирование и совершенствование профессиональных умений и навыков у обучающихся по должности служащего «Секретарь-администратор» в условиях реальной профессиональной деятельности, а также подготовка к выполнению практической квалификационной работы на квалификационном экзамене.

Задачи освоения учебной дисциплины:

- закрепление и совершенствование практических навыков документационного обеспечения управления;

- формирование умений организации секретарского обслуживания в реальных условиях;

- овладение современными методами и средствами делопроизводства и организационной работы;

- развитие навыков эффективной коммуникации в профессиональной деятельности;

- формирование практического опыта работы с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами;

- подготовка к самостоятельному выполнению профессиональных функций секретаря-администратора.

1.4. Требования к результатам освоения учебной дисциплины

В результате прохождения практической подготовки (производственного обучения) обучающийся должен:

Знать:

- основные положения профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»;

- требования к оформлению организационно-распорядительных документов;

- правила организации документооборота в организации;

- нормы профессиональной этики и делового этикета секретаря-администратора;

- порядок организации работы приёмной руководителя;

- правила ведения телефонных переговоров и деловой переписки.

Уметь:

- составлять и оформлять организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы);

- вести делопроизводство по личному составу;

- организовывать работу с входящими и исходящими документами;

- планировать рабочий день руководителя;

- организовывать приём посетителей и вести телефонные переговоры;

- применять нормы профессиональной этики и делового этикета в реальных ситуациях.

Владеть навыками:

- организации документооборота в структурном подразделении;

- оформления организационно-распорядительной документации;

- эффективного взаимодействия с руководителем, коллегами и посетителями;

- работы со справочно-правовыми системами и оргтехникой;

- решения профессиональных задач в реальных условиях.

1.5. Формируемые компетенции

Общие компетенции (ОК):

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес;

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность;

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности;

ОК 6. Работать в коллективе и команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями;

Профессиональные компетенции (ПК):

ПК 1.1 – Способность принимать и распределять телефонные звонки организации.

ПК 1.2 – Способность организовывать работу с посетителями организации.

ПК 1.3 – Способность выполнять координирующие и обеспечивающие функции.

1.6. Нормативный срок освоения учебной дисциплины - 32 ак. часа.

1.7. Промежуточная аттестация - не предусмотрена.

2. Учебно-тематический план учебной дисциплины

№ п/п

Наименование темы

Всего часов

Организация документооборота

Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Составление и оформление информационно-справочных документов

Организация рабочего места и планирование рабочего времени

Работа с посетителями

Организация совещаний и мероприятий

Телефонные переговоры

Деловой этикет и профессиональная культура

Выполнение практической квалификационной работы

Итого

3. Содержание учебной дисциплины

Тема 1. Организация документооборота

Приём, первичная обработка и регистрация входящих документов. Подготовка и отправка исходящих документов. Работа с внутренними документами организации.

Контроль исполнения документов. Ведение журналов регистрации.

Тема 2. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Составление и оформление приказов по основной деятельности. Составление и оформление приказов по личному составу. Составление и оформление распоряжений.

Составление и оформление должностных инструкций. Составление и оформление положений о структурных подразделениях.

Тема 3. Составление и оформление информационно-справочных документов

Составление и оформление служебных писем. Составление и оформление справок. Составление и оформление докладных и объяснительных записок.

Составление и оформление протоколов совещаний. Ведение деловой переписки.

Тема 4. Организация рабочего места и планирование рабочего времени

Организация рабочего места секретаря. Планирование рабочего дня руководителя.

Ведение календаря встреч и мероприятий руководителя. Координация графика работы руководителя.

Тема 5. Работа с посетителями

Встреча и регистрация посетителей. Организация приёма посетителей руководителем.

Работа с обращениями граждан. Ведение учёта приёма посетителей.

Тема 6. Организация совещаний и мероприятий

Подготовка и проведение совещаний. Оформление протоколов совещаний.

Контроль исполнения решений, принятых на совещаниях. Организация конференций и иных мероприятий.

Тема 7. Телефонные переговоры

Приём входящих телефонных звонков. Осуществление исходящих телефонных звонков.

Оформление телефонограмм. Ведение телефонных переговоров в сложных ситуациях.

Тема 8. Деловой этикет и профессиональная культура

Соблюдение норм делового этикета в профессиональной деятельности. Культура делового общения с руководителем, коллегами и посетителями.

Работа с конфиденциальной информацией. Формирование профессионального имиджа секретаря.

Тема 9. Выполнение практической квалификационной работы

Выполнение практического задания в соответствии с билетом.

Защита практической квалификационной работы.

4. Условия реализации учебной дисциплины

4.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Для реализации практической подготовки необходимы:

рабочие места для обучающихся, оснащённые компьютерной техникой с доступом к сети «Интернет»;

многофункциональное устройство (принтер, ксерокс, сканер) для работы с документами;

комплект организационно-распорядительных документов (бланки, формы);

справочно-правовые системы «КонсультантПлюс» или «Гарант»;

канцелярские принадлежности для оформления документов;

методические материалы по оформлению документов (образцы, инструкции).

4.2. Организация практической подготовки

Практическая подготовка проводится на территории производственных площадок в соответствии с Договором о практической подготовке обучающихся, заключаемым между организацией, осуществляющей образовательную деятельность, и организацией, осуществляющей деятельность по профилю соответствующей образовательной программы.

Для руководства практической подготовкой назначаются руководитель практики от организации, осуществляющей образовательную деятельность, и руководитель практики от профильной организации.

Обучающийся в период прохождения практической подготовки выполняет индивидуальные задания, предусмотренные программой практической подготовки.

Профессиональное обучение на производстве осуществляется в пределах рабочего времени обучающегося по соответствующей программе повышения квалификации.

По окончании практической подготовки обучающийся представляет отчёт о выполнении индивидуального задания.

По окончании практической подготовки обучающийся представляет руководителю практики следующие документы:

Отчёт о прохождении практической подготовки (в произвольной форме) с кратким описанием видов выполненных работ и приобретённых навыков.

Дневник практической подготовки с ежедневными записями о выполненных видах работ (ведётся по форме, установленной Организацией).

Характеристика-отзыв руководителя практики от профильной организации об уровне сформированности профессиональных компетенций обучающегося.

4.3. Информационное обеспечение обучения

Основные источники:

3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник / Т. В. Кузнецова. — М.: Издательство «Дело и сервис», 2022.

4. Кирсанова М. В. Секретарское дело: учебное пособие / М. В. Кирсанова. — М.: ИНФРА-М, 2022.

5. Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Л. В. Санкина. — М.: ИНФРА-М, 2021.

Интернет-ресурсы:

http://www.consultant.ru — справочно-правовая система «КонсультантПлюс»;

http://www.garant.ru — справочно-правовая система «Гарант»;

http://www.profstandart.ru — информационный портал профессиональных стандартов;

https://trud.gov.ru — официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ.

5. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ

5.1. Условия реализации программы

Организационно-педагогические условия реализации образовательной программы обеспечивают ее реализацию в полном объеме, качество подготовки обучающихся, соответствие применяемых форм, средств, методов обучения и воспитания возрастным, психофизическим особенностям, склонностям, способностям, интересам и потребностям обучающихся.

Наполняемость учебной группы - до 4 человек.

Продолжительности одного теоретического занятия - не более 45 минут.

Профессиональное обучение на производстве осуществляется в пределах рабочего времени, обучающегося по соответствующей основной программе профессионального обучения. Объем нагрузки в неделю не более 40 часов.

Для обеспечения беспрепятственного доступа обучающихся с ограниченными возможностями здоровья в здание учебного центра имеется:

- стоянка для автомобилей для лиц с ограниченными возможностями здоровья,

- пандус, кнопка вызова персонала у входной группы в здание;

- ширина и площади коридоров позволяют свободно передвигаться обучающимся с ограниченными возможностями.

Имеется автоматическая система противопожарной сигнализации и оповещения с дублирующими световыми устройствами, на стенах помещения располагаются план-эвакуации при пожаре с опознавательными указателями направления движения к выходу, адаптированный информационный сайт образовательной организации.

Приказом руководителя образовательной организации назначено ответственное лицо для оказания необходимой технической помощи, в том числе услуг для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья.

5.2. Требования к материально-техническому обеспечению реализации программы

Учебные помещения представляют собой оборудованные учебные аудитории для проведения занятий всех видов, предусмотренных образовательной программой.

Оборудование учебного кабинета:

Письменный стол для обучающихся - 2 шт.

Стул для обучающихся - 4 шт.

Письменный стол для преподавателя - 1 шт.

Стул для преподавателя - 1 шт.

Магнитно-маркерная доска -1 шт.

Ноутбук - 1 шт.

Проектор - 1шт.

Манекен тренажер для отработки навыков оказания первой помощи пострадавшим - 1шт.

Расходный материал для тренажеров (запасные лицевые маски, запасные «дыхательные пути», пленки с клапаном для проведения искусственной вентиляции легких) - 1 комплект.

Канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, маркеры, корректоры, тетради, бумага разных видов и форматов, клей, ножницы, файлы, папки.

Дидактические материалы: раздаточные материалы; инструкции; схемы; образцы изделий; разработки теоретических материалов по темам программы.

Наборы посуды для сервировка чайного (кофейного) стола в офисе- 1шт.

Комплект наборов для приготовления напитков (чай, кофе, прохладительные напитки) - по 1 шт.

Пакет программ Microsoft Office.

В процессе освоения программы используются примеры официальных документов, сборники нормативно-правовых документов, система «Консультант-плюс», плакаты и раздаточные материалы, учебные пособия и методическая литература.

Практическая подготовка (производственное обучение) проводится в приемной ООО «УЦ УПК». Время прохождения практики определяется учебным планом, календарным учебным графиком программы профессионального обучения. На обучающихся, проходящих практику распространяются правила охраны труда и правила внутреннего трудового распорядка, действующие в организации.

Оборудование, предоставляемое на практической подготовке (производственном обучении):

Рабочее место – стол, стул, учетные регистрационные формы (журналы регистрации приказов, телефонограмм, заявок).

Технические средства обучения: компьютер, переносной МФУ, принтер, телефонные аппараты, телекоммуникационный блок, устройства, обеспечивающие подключение к сети, устройства создания графической информации (графический планшет).

Программные средства: операционная система (графическая); файловый менеджер (в составе операционной системы или др.); антивирусная программа; программа-архиватор; интегрированное офисное приложение, включающее текстовый редактор, растровый и векторный графические редакторы, программу разработки презентаций и электронные таблицы; звуковой редактор, простая система управления базами данных; система автоматизированного проектирования.

5.3. Требования к кадровым условиям реализации образовательной программы

Реализация основной программы профессионального обучения обеспечивается педагогическими работниками организации, а также лицами, привлекаемыми к реализации программы на иных законных основаниях.

Квалификация педагогических работников организации соответствует Приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26 августа 2010 г. № 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»:

Требования к квалификации преподавателя: Высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование по направлению подготовки «Образование и педагогика» или в области, соответствующей преподаваемому предмету, без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование и дополнительное профессиональное образование по направлению деятельности в образовательном учреждении без предъявления требований к стажу работы.

Требования к квалификации мастера производственного обучения: Высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование в областях, соответствующих профилям обучения, и дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки «Образование и педагогика» без предъявления требований к стажу работы.

6. ФОРМЫ АТТЕСТАЦИИ. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА ОСВОЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В учебном процессе организуются различные виды контроля: текущий, промежуточный, итоговый. Конкретные формы и процедуры текущего и промежуточного контроля знаний разрабатываются преподавателями самостоятельно. Для аттестации обучающихся на соответствие их персональных достижений поэтапным требованиям программы (промежуточная аттестация) созданы оценочные средства и методы контроля, позволяющие оценить знания, умения и уровень приобретенных компетенций.

6.1. Текущий контроль успеваемости

Текущий контроль результатов подготовки осуществляется в целях получения информации: о выполнении требуемых действий в процессе учебной деятельности; о правильности выполнения требуемых действий; о соответствии формы действия данному этапу усвоения учебного материала; о формировании действия с должной мерой обобщения, освоения (автоматизированности, быстроты выполнения и др.) и т.д.

Текущий контроль знаний осуществляет на всех организационных формах обучения (видах учебных занятий): лекция, практическое занятие, практическая подготовка (производственное обучение). Текущий контроль проводится систематически, без больших интервалов в отношении каждого обучающегося.

6.2. Промежуточная аттестация

Целями проведения промежуточной аттестации являются: объективное установление фактического уровня освоения теоретической части образовательной программы и достижения результатов освоения образовательной программы. Промежуточная аттестация осуществляется после прохождения обучающимся всех теоретических учебных модулей в форме зачета.

Зачет проходит в формате тестирования после освоения учебных дисциплин профессионального учебного цикла.

6.3. Итоговая аттестация

Профессиональное обучение завершается итоговой аттестацией в форме квалификационного экзамена.

Цель проведения итоговой аттестации: определение соответствия уровня подготовки обучающихся требованиям программы, готовности и способности решать профессиональные задачи для последующей выдачи итогового документа о профессиональном обучении.

Задачи:

- определение соответствия знаний, умений навыков обучающихся современным требованиям рынка труда;

- определение степени сформированности профессиональных компетенций, личностных качеств, наиболее востребованных на рынке труда;

- приобретение опыта взаимодействия обучающихся с потенциальными работодателями, способствующими формированию презентационных навыков, умения себя преподнести.

Квалификационный экзамен проводится образовательной организацией для определения соответствия полученных знаний, умений и навыков программе профессионального обучения «Секретарь-администратор».

Квалификационный экзамен включает в себя практическую квалификационную работу и устную проверку теоретических знаний в пределах квалификационных требований, указанных в профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

К проведению квалификационного экзамена привлекаются представители работодателей, их объединений.

Форма проведения квалификационного экзамена по теоретической части - тестирование.

Лицо, успешно сдавшее квалификационный экзамен, получает документ о квалификации - свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

Квалификация, указываемая в свидетельстве о профессии рабочего, должности служащего, дает его обладателю право заниматься определенной профессиональной деятельностью или выполнять конкретные трудовые функции, для которых в установленном законодательством Российской Федерации порядке определены обязательные требования к наличию квалификации по результатам профессионального обучения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Образовательная организация самостоятельно устанавливаются образцы выдаваемого свидетельства о профессии рабочего, должности служащего, и определяется порядок их заполнения и выдачи.

При определении порядка заполнения, учета и выдачи свидетельства о профессии рабочего, должности служащего в нем также предусматривается порядок заполнения, учета и выдачи дубликата указанного свидетельства.

Лицам, не прошедшим итоговой аттестации или получившим на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также лицам, освоившим часть основной программы профессионального обучения и (или) отчисленным из образовательной организации, выдается справка об обучении или о периоде обучения по образцу, самостоятельно устанавливаемому ООО «УЦ УПК». Индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ, а также хранение в архивах информации об этих результатах осуществляются образовательной организацией на бумажных и (или) электронных носителях.

6.4. Содержание квалификационного экзамена

1. Теоретическая часть

Квалификационный экзамен по теоретической части проходит в формате тестирования.

Критерии оценивания тестирования

Оценка «отлично» / «зачтено». Тест: количество правильных ответов> 90 %.

Оценка «хорошо» / «зачтено». Тест: количество правильных ответов> 70 %.

Оценка «удовлетворительно» / «зачтено». Тест: количество правильных ответов> 50 %.

Оценка «неудовлетворительно» / «не зачтено». Тест: количество правильных ответов <50 %.

2. Квалификационная пробная работа.

Примерные темы выпускных квалификационных пробных работ

1. Выполнение технической функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

2. Осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

3. Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю.

4. Организация приема посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Критерии оценивания выпускных квалификационных пробных работ:

- оценка «5» (отлично) - обучающийся уверенно и точно владеет приемами работ практического задания, соблюдает требования к качеству производимой работы, умело пользуется оборудованием, инструментами, рационально организует рабочее место, соблюдает требования безопасности труда;

- оценка «4» (хорошо) - владеет приемами работ практического задания, но возможны отдельные несущественные ошибки, исправляемые самим обучающимся, правильно организует рабочее место, соблюдает требования безопасности труда;

- оценка «3» (удовлетворительно) - ставится при недостаточном владении приемами работ практического задания, наличии ошибок, исправляемых с помощью мастера, отдельных несущественных ошибок в организации рабочего места и соблюдении требований безопасности труда;

- оценка «2» (неудовлетворительно) – обучающийся не умеет выполнять приемы работ практического задания, допускает серьезные ошибки в организации рабочего места, требования безопасности труда не соблюдаются.

7.ФОНД ОЦЕНОЧНЫХ СРЕДСТВ

7.1. Вопросы для итоговой аттестации

1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря-администратора современной компании?

а) документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание

б) документационное обеспечение управления и обзорно-аналитическая функция

в) обзорно-аналитическая и представительская функция

2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря-администратора?

а) деловая переписка и составление договоров

б) организация выставок и встреч с клиентами

в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров

3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю-администратору?

а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК

б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов

в) высокая грамотность, высокая скорость печати

4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?

а) резолюция

б) устное распоряжение

в) специального распоряжения не требуется

5. Как называется документ, которой подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?

а) справка

б) служебная записка

в) акт

6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?

а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей

б) не требуется составлять заголовок к текстам письма

в) отдается предпочтение конструкциям, в которых обоснование предшествует заключению

7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?

а) «Вас ожидает Иван Иванович»

б) «Срочно зайдите к Ивану Ивановичу»

в) «Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ивановичу»

8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?

а) вводная

б) констатирующая

в) распорядительная

9. Как секретарь-администратор поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой «лично»?

а) вскрывает и не регистрирует

б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует

в) не вскрывает и не регистрирует

10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?

а) WordPad

б) Notepad

в) PowerPoint

11. Выберите правильное утверждение:

а) все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем-администратором

б) постудившие в организацию документы регистрируются секретарем-администратором выборочно, в соответствии с утвержденным перечнем документов

в) из всех постудивших в организацию документов секретарь-администратор регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:

а) правовыми актами

б) распорядительными документами

в) другой вариант

13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?

а) должностная инструкция

б) положение об отделе

в) приказ

14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?

а) «Здравствуйте, вас беспокоит компания N (секретарь компании N)»

б) «Здравствуйте, с вами говорят из компании N»

в) «Здравствуйте, секретарь NN из компании N»

15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?

а) семь дней

б) 10 дней

в) три дня

16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?

а) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение - рассмотрение руководителем - исполнение управление в дело

б) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение - регистрация - рассмотрение руководителей- исполнение - направление в дело

в) оформление документа - подписание - регистрация - согласование - утверждение - отправка

17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?

а) машинописным способом

б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа

в) ее проставляет руководитель в момент утверждения документа

18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?

а) решение

б) протокол

в) распоряжение

19. Нужно ли регистрировать письма-напоминания?

а) нет

б) да

в) по усмотрению секретаря-администратора

20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?

а) не позднее дня, следующего за выходным

б) не позднее дня, предшествующего выходному

в) в этот же день

21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?

а) три листа

б) пять листов

в) 10 листов

22. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:

а) пишутся полностью

б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам

в) всегда сокращаются

23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?

а) в предложном падеже

б) в дательном падеже

в) в родительном падеже

24. Сколько адресатов может быть на одном документе?

а) не более трех

б) не более четырех

в) не более одного

25. Что понимается под термином «кворум»?

а) минимально необходимое и достаточное количество членов коллегиального органа для начала работы собрания

б) 1/3 членов коллегиального органа

в) 1 2 членов коллегиального органа

26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну, конфиденциальные сведения?

а) учет

б) регистрация

в) другой

27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?

а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия

б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч

в) выделить время на совместный просмотр внешней корреспонденции

28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь-администратор:

а) не уничтожает конверты, а подшивает их вместе с документами

б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы

в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа

29. Какой бланк используется при оформлении протокола?

а) бланк организации

б) бланк не используется

в) бланк строгой отчетности

30. Что используется при издании совместных приказов?

а) бланки приказов

б) стандартные листы бумаги формата А4

в) общие бланки

8. МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

Методические рекомендации для обучающихся по основной программе профессионального обучения «Секретарь-администратор»

Настоящие методические рекомендации предназначены для обучающихся, осваивающих профессию секретаря-администратора, и призваны облегчить процесс освоения программы, повысить эффективность учебного процесса и помочь обучающимся достичь наилучших результатов.

Профессиональная подготовка секретарей-администраторов ставит своей целью формирование профессиональных компетенций, необходимых для выполнения служебных обязанностей в организациях различной направленности. Курс рассчитан на подготовку квалифицированного сотрудника, владеющего профессиональными навыками и способного полноценно выполнять возложенные на него функциональные обязанности.

Практические рекомендации по освоению программы

1. Самостоятельная работа

- Изучайте теоретический материал заранее, чтобы приходить на занятия подготовленными.

- Выполняйте домашние задания вовремя и аккуратно.

- Повторяйте пройденный материал регулярно, особенно накануне экзаменов и зачетов.

2. Работа с документами

- Перед сдачей работ внимательно проверяйте правильность заполнения документов.

- При оформлении бланков и документов следите за точностью формулировок и оформлением полей.

3. Развитие компьютерных навыков

- Регулярно тренируйтесь в программах Microsoft Word, Excel и PowerPoint.

- Освойте специализированное программное обеспечение для ведения архива и электронного документооборота.

4. Коммуникативные навыки

- Упражняйтесь в ведении переговоров, выступая перед группой или имитируя реальные рабочие ситуации.

- Общайтесь вежливо и уважительно, применяя правила этикета.

5. Интерактивные занятия

- Прислушивайтесь к мнениям сокурсников, участвуйте в дискуссии.

- Старайтесь вносить вклад в групповые проекты и задания.

Методические рекомендации к оформлению и процессу выполнения практических занятий

Практическое занятие - форма учебного занятия, в ходе которой преподаватель организует рассмотрение обучающимися отдельных теоретических положений учебной дисциплины и формирует умения и навыки их практического применения путем их индивидуального выполнения обучающимися в соответствии сформулированных задач.

Все практические занятия являются зачетными и к ним предъявляются определенные требования как по содержанию, так и по оформлению. Основными этапами практического занятия являются:

- проверка знаний обучающихся – их теоретической подготовленности к занятию;

- инструктаж, проводимый преподавателем;

- выполнение практических заданий;

- последующий анализ и оценка выполненных работ и степени овладения студентами запланированными умениями.

Все практические занятия условно разделены на 2 элемента:

- теоретическая часть;

- практическая часть.

При выполнении заданий теоретической части обучающийся демонстрирует приобретенные знания на лекциях, при выполнении письменных работ (заполнении рабочей тетради).

На данном этапе обучающийся отвечает на поставленные вопросы, заполняет таблицы и т.д. При выполнении практической части работы обучающийся приобретает навыки оформления документов, рассмотрения различных профессиональных ситуаций.

Приступая к выполнению практического задания, необходимо изучить нормативный материал, прочитать специальную литературу, проанализировать образцы документов и лишь после этого, оформить работу.

Теоретическая часть практического задания оценивается преподавателем, исходя из следующих критериев успешности итоговых работ:

1) соответствие содержания работы заявленной теме и оформление в соответствии с существующими требованиями;

2) логика изложения, взаимосвязь структурных элементов работы;

3) объем, характер и качество использованных источников;

4) обоснованность выводов, их глубина, соответствие нормативным актам;

5) теоретическая и методическая достаточность, стиль и качество оформления теоретический части работы

Практическая часть задания оценивается преподавателем, исходя из следующих критериев успешности итоговых работ:

1) соответствие требованиям ГОСТ по оформлению документов;

2) логика изложения, взаимосвязь структурных элементов работы;

3) наличие ссылок на нормативный материал при рассмотрении правовых ситуаций;

4) обоснованность выводов, их глубина, соответствие нормативным актам;

5) правильность оформления реквизитов документов и т.д.

Оценивая итоговое практическое задание, преподаватель ставит отдельно оценки за теоретическую, практическую части и за защиту работы в целом.

Итоговая аттестация

Завершением программы является итоговая аттестация, включающая практическую работу и итоговое тестирование. Успех на итоговом испытании возможен при условии тщательной подготовки и хорошего знания теоретического материала.

Заключение

Программа профессиональной подготовки «Секретарь-администратор» даст вам прочные профессиональные знания и навыки, необходимые для успешной карьеры в современном офисе. Желаем успехов в освоении профессии и стремительного карьерного роста!